Organisera effektiva telefonmöten

Intresset för och värdet av telefonmöten under e-kursen beror på hur väl de leder deltagarna framåt. En del använder möten som en social aktivitet, medan de bör ses som ett jobbprojekt där förutbestämda teman avhandlas. Deltagarna investerar dyrbar tid de kunde ha ägnat åt familj, vänner och personlig hälsa. 

Att arbeta i en sammansvetsad grupp ger ofta ett känsla av värde för deltagarna. Här lönar det sig att respektera följande fyra steg för en grupps utveckling: 

1. Deltagarna orienterar sig om vilka de andra deltagarna är. 
2. Deltagarna inleder informella samtal med andra deltagare.
3. Deltagarna utför specifika uppgifter tillsammans enligt handledarens instruktioner.
4. Deltagarna organiserar sitt grupparbete själva utan handledare. 

Skapa ett gott samarbetsklimat genom att leda din grupp genom de fyra stegen. Du bör således ge tid för deltagarna att lära känna varandra innan de får gemensamma uppgifter att lösa. Pröva dig fram hur snabbt du kan gå och fall tillbaka om de inte hänger med. Under telefonkonferensen tänk på dessa tips för effektiva möten: 

• Börja med att låta alla introducera sig själva så alla vet vem som är närvarande och deras röst hörs klart och tydligt. 
• Etablera regeln "en talare i taget" då flera samtal samtidigt förstör telefonkonferensen. 
• Föreslå att alla säger sitt namn innan de säger något. Det hjälper andra förstå vem som säger vad. 
• Insistera på att deltagarna meddelar när de ansluter/lämnar telefonkonferensen. 
• Om någon lämnar telefonkonferens i förtid, försök att avsluta frågor den personen är engagerad i.
• Håll alla fokuserad på dagens tema. "Det där låter intressant. Hur relaterar det till dagens fråga?"
• Undvik att tala i högtalartelefon (om du kan). Det förvränger rösten. 
• Tala tydligare och långsammare än du brukar för att försäkra dig om att alla förstår vad du säger. Utan att låta onaturlig. 
• Om möjligt, planera vad du vill säga genom att skriva ner dem i punktform innan mötet börjar. 
• Lyssna aktivt på vad som sägs och hur för att förstå både innehåll och tonläge. 
• Var fullt närvarande under mötet. Undvik att läsa mejl samtidigt. 
• Sitt still. Undvik att slå med pennan, röra dig eller flytta papper i onödan.

Slutligen. Glöm inte att le medan du pratar. Det hörs genom luren. 

Källa: Steve Kaye, Effective Meetings by Phone