Handledarens roll

Handledarens roll i denna e-kurs är att leda veckans telefonkonferens under 1 timme, samt att kommentera veckans kursavsnitt med 1-3 inlägg. Telefonkonferensen hålls på Rix Telecoms kostnadsfria tjänst Rix-möten: 08-5000 5000.

Telefonkonferensen behöver du som handledare schemalägga och kommunicera till deltagarna via e-post. Bestäm även en sex-siffrig kod för telefonkonferensen, typ 99 98 97. Den koden knappar deltagarna in för att komma till rätt telefonkonferens. 

Räkna med max 10 deltagare per tillfälle. Schemalägg gärna två tillfällen per vecka då deltagarna kan få förhinder. De som inte kan närvara får kommentera en extra gång på veckans fråga presenterad i veckans kursavsnitt. 

Skapa utrymme för konstruktiv kritik

Att ge och ta återkoppling är en viktig del av allt lärande. Vad du säger om andra säger lika mycket om dig själv. Som denna e-kurs är utformad finns det inga rätta svar, utan öppna frågor som syftar till att diskutera personliga erfarenheter. Du som cirkelledare kan, när tillfälle ges, bidra med ett tränat öga inom ditt expertområde. Här följer ett par inledande rekommendationer för att skapa utrymme för konstruktiv kritik bland deltagarna genom att föregå med gott exempel. 

Ge återkoppling - Gör detta

• Etablera deltagarens agenda (vad vill han/hon ha ut av återkopplingen?)
• Lyssna aktivt 
• Sammanfatta och förtydliga vad som sägs, var specifik
• Uppmana andra deltagare att ge rekommendationer till förbättring, snarare än kritik
• Börja med "...jag undrar om du har prövat att...", "...kanske kunde du ha..." eller "...ibland finner jag att det hjälper att..."
• Skilj mellan sak och person ("Vad du sade låter som..." istället för "Du är...")
• Var beredd att diskutera etiska frågor och attitydfrågor 

Ge återkoppling - Undvik detta

• Glöm inte deltagarens känslomässiga respons
• Kritisera inte utan att ge rekommendationer
• Undvik att generalisera och kommentera personlighetsdrag
• Undvik att vara ohederligt snäll. Om det finns utrymme för förbättringar, var specifik och utforska alternativ tillsammans

Ta emot konstruktiv kritik

• Lyssna till vad som sägs (snarare än att förebereda ditt försvar).
• Utgå från att kritiken är konstruktiv tills dess att motsatsen bevisats; överväg och använd de element som är konstruktiva.
• Stanna upp och tänk efter innan du svarar.
• Fråga efter förtydligande om kritiken är oklar eller illa underbyggd.
• Respektera och tacka personen för sin konstruktiva kritik.

Källa: Teacher´s Toolbox, Guidelines for giving and receiving feedback

Läs mer: Hur ge återkoppling (e-kurs på engelska)

Organisera effektiva telefonmöten

Intresset för och värdet av telefonmöten under e-kursen beror på hur väl de leder deltagarna framåt. En del använder möten som en social aktivitet, medan de bör ses som ett jobbprojekt där förutbestämda teman avhandlas. Deltagarna investerar dyrbar tid de kunde ha ägnat åt familj, vänner och personlig hälsa. 

Att arbeta i en sammansvetsad grupp ger ofta ett känsla av värde för deltagarna. Här lönar det sig att respektera följande fyra steg för en grupps utveckling: 

1. Deltagarna orienterar sig om vilka de andra deltagarna är. 
2. Deltagarna inleder informella samtal med andra deltagare.
3. Deltagarna utför specifika uppgifter tillsammans enligt handledarens instruktioner.
4. Deltagarna organiserar sitt grupparbete själva utan handledare. 

Skapa ett gott samarbetsklimat genom att leda din grupp genom de fyra stegen. Du bör således ge tid för deltagarna att lära känna varandra innan de får gemensamma uppgifter att lösa. Pröva dig fram hur snabbt du kan gå och fall tillbaka om de inte hänger med. Under telefonkonferensen tänk på dessa tips för effektiva möten: 

• Börja med att låta alla introducera sig själva så alla vet vem som är närvarande och deras röst hörs klart och tydligt. 
• Etablera regeln "en talare i taget" då flera samtal samtidigt förstör telefonkonferensen. 
• Föreslå att alla säger sitt namn innan de säger något. Det hjälper andra förstå vem som säger vad. 
• Insistera på att deltagarna meddelar när de ansluter/lämnar telefonkonferensen. 
• Om någon lämnar telefonkonferens i förtid, försök att avsluta frågor den personen är engagerad i.
• Håll alla fokuserad på dagens tema. "Det där låter intressant. Hur relaterar det till dagens fråga?"
• Undvik att tala i högtalartelefon (om du kan). Det förvränger rösten. 
• Tala tydligare och långsammare än du brukar för att försäkra dig om att alla förstår vad du säger. Utan att låta onaturlig. 
• Om möjligt, planera vad du vill säga genom att skriva ner dem i punktform innan mötet börjar. 
• Lyssna aktivt på vad som sägs och hur för att förstå både innehåll och tonläge. 
• Var fullt närvarande under mötet. Undvik att läsa mejl samtidigt. 
• Sitt still. Undvik att slå med pennan, röra dig eller flytta papper i onödan.

Slutligen. Glöm inte att le medan du pratar. Det hörs genom luren. 

Källa: Steve Kaye, Effective Meetings by Phone